>>> Huấn luyện an toàn lao động đúng chuẩn – Giảm tai nạn, tránh phạt nặng, bảo vệ uy tín doanh nghiệp ngay hôm nay.
>>> Quan trắc môi trường lao động định kỳ – Minh bạch hồ sơ pháp lý, an tâm vận hành sản xuất cho năm 2026
Huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp trong quá trình tổ chức sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít đơn vị vẫn lúng túng ở khâu chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động. Với kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều doanh nghiệp, An Toàn Nhân Viên tổng hợp và hệ thống lại các hạng mục hồ sơ cần có, cách lưu trữ đúng chuẩn, dễ áp dụng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và sẵn sàng khi thanh tra, kiểm tra trong năm 2026.
Bộ Hồ Sơ Huấn Luyện An Toàn Lao Động bao gồm những gì?
Bộ hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động cần được lập đầy đủ cho từng khóa huấn luyện, từng nhóm đối tượng (nhóm 1 đến nhóm 6). Về cơ bản, hồ sơ sẽ bao gồm các hạng mục sau:
Nhóm hồ sơ pháp lý – tài chính
- Hợp đồng huấn luyện an toàn lao động giữa doanh nghiệp và đơn vị huấn luyện (áp dụng cho tất cả các nhóm đối tượng).
→ Thông thường lập 04 bản, mỗi bên lưu 02 bản. - Hóa đơn GTGT liên quan đến hoạt động huấn luyện.
→ In 02 bản, mỗi bên lưu 01 bản phục vụ quyết toán và đối chiếu.
Nhóm hồ sơ tổ chức khóa huấn luyện
- Quyết định tổ chức/mở lớp huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động.
- Kế hoạch hoặc chương trình huấn luyện chi tiết theo từng nhóm đối tượng.
- Lịch phân công giảng viên tham gia giảng dạy.
Nhóm hồ sơ quản lý người tham gia huấn luyện
- Danh sách người lao động được cử tham dự huấn luyện.
- Bảng điểm danh, theo dõi thời gian tham gia khóa học.
Nhóm hồ sơ đánh giá kết quả huấn luyện
- Đề kiểm tra, bài kiểm tra lý thuyết và/hoặc thực hành sau huấn luyện.
- Biên bản chấm điểm, đánh giá kết quả kiểm tra.
- Danh sách người lao động đạt yêu cầu sau huấn luyện.
- Quyết định công nhận kết quả huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động.
Nhóm hồ sơ cấp chứng nhận, thẻ an toàn
- Sổ theo dõi cấp chứng chỉ huấn luyện an toàn (áp dụng cho nhóm 1, 2, 5, 6).
- Sổ theo dõi cấp thẻ an toàn lao động (áp dụng cho nhóm 3).
- Sổ theo dõi huấn luyện an toàn nhóm 4.
- Chứng chỉ huấn luyện an toàn hoặc thẻ an toàn lao động cấp cho người lao động.
Các hạng mục hồ sơ huấn luyện an toàn lao động doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ
Việc lập đủ các hạng mục trên giúp doanh nghiệp chứng minh rõ ràng quá trình huấn luyện đã được thực hiện đúng đối tượng, đúng nội dung và đúng quy định.
Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động chi tiết 2026
Để hồ sơ huấn luyện an toàn lao động thực sự có giá trị pháp lý và dễ quản lý, doanh nghiệp nên lưu trữ theo hướng dẫn dưới đây:
Phân định rõ hồ sơ giữa các bên
Đối với đơn vị tổ chức huấn luyện:
- Lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc tổ chức khóa học như: hợp đồng, quyết định mở lớp, chương trình huấn luyện, lịch giảng viên, danh sách điểm danh, bài kiểm tra, danh sách đạt yêu cầu, các sổ theo dõi cấp chứng chỉ/thẻ an toàn.
Đối với doanh nghiệp có người lao động tham gia huấn luyện:
- Lưu hợp đồng huấn luyện, hóa đơn GTGT.
- Lưu bản sao chứng chỉ hoặc thẻ an toàn của người lao động để phục vụ công tác quản lý nội bộ.
Số lượng bản hồ sơ cần lưu
- Hợp đồng huấn luyện: 04 bản (mỗi bên 02 bản).
- Hóa đơn GTGT: 02 bản (mỗi bên 01 bản).
- Quyết định, danh sách, bài kiểm tra, biên bản đánh giá: 01 bộ lưu tại đơn vị tổ chức huấn luyện.
- Sổ theo dõi cấp chứng chỉ/thẻ an toàn: mỗi bên lưu 01 bảng theo dõi.
- Chứng chỉ, thẻ an toàn: cấp cho người lao động trực tiếp sử dụng; doanh nghiệp nên lưu bản photo hoặc bản scan.
Cách sắp xếp và quản lý hồ sơ
- Hồ sơ nên được phân loại theo năm – đợt huấn luyện – nhóm đối tượng.
- Mỗi khóa huấn luyện có một tập hồ sơ riêng, kèm danh mục tài liệu.
- Song song lưu trữ bản giấy và bản điện tử để hạn chế rủi ro thất lạc.
- Chỉ định rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm quản lý và xuất trình hồ sơ khi cần.
Cách lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn đúng chuẩn dễ quản lý và kiểm tra
Các lỗi phổ biến và cách tránh khi lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động
Trong quá trình rà soát hồ sơ tại doanh nghiệp, An Toàn Nhân Viên nhận thấy nhiều đơn vị dù đã tổ chức huấn luyện đầy đủ nhưng vẫn mắc lỗi ở khâu lưu trữ hồ sơ, gây khó khăn khi thanh tra, kiểm tra.
- Thiếu thành phần hồ sơ huấn luyện
Biểu hiện: Chỉ lưu hợp đồng và danh sách học viên, thiếu chương trình huấn luyện, bài kiểm tra, quyết định công nhận kết quả.
Cách tránh: Lập checklist hồ sơ cho từng khóa huấn luyện và rà soát trước khi lưu trữ. - Hồ sơ không đúng nhóm đối tượng huấn luyện
Biểu hiện: Gộp chung hồ sơ của nhiều nhóm (1–6), nội dung huấn luyện không phù hợp.
Cách tránh: Phân loại hồ sơ ngay từ đầu theo từng nhóm huấn luyện theo quy định. - Không lưu đủ số lượng bản hồ sơ
Biểu hiện: Thiếu hợp đồng, hóa đơn hoặc sổ theo dõi cấp chứng chỉ/thẻ an toàn.
Cách tránh: Xác định rõ loại hồ sơ nào cần in bao nhiêu bản và bên nào chịu trách nhiệm lưu. - Hồ sơ lưu trữ rời rạc, khó truy xuất
Biểu hiện: Hồ sơ để phân tán ở nhiều bộ phận, không có danh mục theo dõi.
Cách tránh: Lưu trữ tập trung theo năm – đợt huấn luyện – nhóm đối tượng và giao người phụ trách cụ thể. - Không đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định
Biểu hiện: Hồ sơ bị thất lạc hoặc hủy sớm do thiếu không gian lưu trữ.
Cách tránh: Lưu song song bản giấy và bản điện tử, đảm bảo thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Những lỗi thường gặp khi lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn và cách tránh
Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và chủ động khi thanh tra, kiểm tra. Việc lập đúng, lưu trữ đủ và quản lý khoa học sẽ hạn chế rủi ro và sai sót trong quá trình hoạt động.
Để đảm bảo công tác an toàn – vệ sinh lao động được triển khai bài bản, An Toàn Nhân Viên cung cấp dịch vụ huấn luyện an toàn lao động theo đúng 6 nhóm đối tượng, đồng thời thực hiện quan trắc môi trường lao động theo quy định. Doanh nghiệp có thể yên tâm từ khâu triển khai đến hoàn thiện hồ sơ pháp lý.
Liên hệ An Toàn Nhân Viên để nhận ưu đãi ngày hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Thời gian lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật là bao lâu?
Theo quy định hiện hành, hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, kể từ thời điểm kết thúc khóa huấn luyện. Thời hạn này áp dụng cho toàn bộ hồ sơ như chương trình huấn luyện, danh sách học viên, kết quả kiểm tra, sổ theo dõi và các giấy tờ liên quan khác.
Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hồ sơ huấn luyện an toàn lao động không?
Có. Hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động là căn cứ bắt buộc để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện huấn luyện đúng quy định. Khi thanh tra, kiểm tra, cơ quan chức năng thường yêu cầu xuất trình đầy đủ hồ sơ liên quan đến quá trình huấn luyện.
Mỗi lần huấn luyện có phải lập hồ sơ mới không?
Có. Mỗi đợt huấn luyện an toàn lao động (định kỳ hoặc huấn luyện lại) đều phải lập hồ sơ riêng, lưu trữ độc lập theo năm và theo nhóm đối tượng để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động phải lưu trữ trong bao lâu?
Theo quy định hiện hành, hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ thời điểm kết thúc khóa huấn luyện.
Có thể lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động bằng bản điện tử không?
Có thể. Doanh nghiệp nên lưu song song bản giấy và bản điện tử. Bản điện tử giúp dễ tra cứu, hạn chế thất lạc, tuy nhiên bản giấy vẫn cần lưu để đảm bảo giá trị pháp lý khi kiểm tra.
Khi nào cần huấn luyện lại và cập nhật hồ sơ mới?
Hồ sơ huấn luyện cần được cập nhật khi người lao động huấn luyện định kỳ, chuyển vị trí công việc, thay đổi nhóm đối tượng huấn luyện hoặc khi có quy định mới liên quan đến an toàn, vệ sinh lao động.
Thêm bình luận