Hồ sơ an toàn lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là “lá chắn” giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, bảo vệ người lao động và hạn chế tối đa các vi phạm khi thanh tra, kiểm tra. Đặc biệt từ năm 2026, việc lập và quản lý hồ sơ an toàn lao động cần được thực hiện bài bản, đầy đủ và đúng quy định mới nhất.
Bài viết dưới đây An Toàn Nhân Viên sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ an toàn lao động là gì, gồm những gì, cách lập chi tiết và mẫu hồ sơ cập nhật 2026, áp dụng cho cả doanh nghiệp sản xuất lẫn lĩnh vực xây dựng.
Hồ sơ an toàn lao động là gì?
Hồ sơ an toàn lao động là tập hợp các tài liệu, biểu mẫu và báo cáo phản ánh việc doanh nghiệp tổ chức, thực hiện và quản lý công tác an toàn lao động. Bộ hồ sơ này thể hiện các biện pháp phòng ngừa tai nạn, kiểm soát rủi ro, huấn luyện an toàn và bảo vệ người lao động trong quá trình làm việc, đồng thời là căn cứ để đánh giá mức độ an toàn tại doanh nghiệp khi có kiểm tra, thanh tra.
Hồ sơ an toàn lao động
Danh mục hồ sơ an toàn lao động gồm những gì?
Danh mục hồ sơ an toàn lao động bao gồm toàn bộ tài liệu thể hiện việc doanh nghiệp tổ chức, triển khai và kiểm soát công tác an toàn lao động trong quá trình hoạt động. Tùy ngành nghề và mức độ rủi ro, thành phần hồ sơ có thể khác nhau, tuy nhiên một bộ hồ sơ an toàn lao động cơ bản thường cần có:
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; quyết định thành lập doanh nghiệp (nếu có); giấy chứng nhận đầu tư đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư.
- Hồ sơ liên quan đến người lao động, gồm danh sách người lao động đang làm việc; danh sách lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; hợp đồng lao động; hồ sơ khám sức khỏe định kỳ; hồ sơ bệnh nghề nghiệp (nếu phát sinh).
- Hồ sơ quản lý tiền lương – nhân sự, bao gồm nội quy lao động; quy chế lương, thưởng; thang bảng lương; bảng chấm công; hồ sơ xử lý vi phạm lao động.
- Hồ sơ an toàn – vệ sinh lao động, gồm kế hoạch an toàn lao động hằng năm; hồ sơ huấn luyện an toàn lao động theo các nhóm; biên bản tự kiểm tra an toàn lao động; hồ sơ cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân (PPE); hồ sơ quan trắc môi trường lao động; phiếu kiểm định máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn.
- Hồ sơ máy móc, thiết bị, bao gồm danh mục máy móc, thiết bị đang sử dụng; biên bản kiểm định, bảo trì; nhật ký vận hành thiết bị.
Danh mục hồ sơ an toàn lao động là các tài liệu quản lý và thực hiện công tác an toàn lao động
Các tài liệu trên cần được lập đầy đủ, cập nhật thường xuyên và lưu trữ khoa học, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý rủi ro, bảo vệ người lao động và sẵn sàng khi có kiểm tra, thanh tra.
Mẫu hồ sơ an toàn lao động cập nhật 2026
Dưới đây là mẫu hồ sơ an toàn lao động cập nhật 2026, được xây dựng đầy đủ các biểu mẫu cần thiết, giúp doanh nghiệp dễ áp dụng, tiết kiệm thời gian và thuận tiện khi kiểm tra, thanh tra.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số hồ sơ: /VSLĐ
(Do đơn vị lập hồ sơ cấp)
HỒ SƠ
VỆ SINH LAO ĐỘNG
Tên cơ sở lao động:…………………………………………………………………………………………….
Ngành sản xuất: …………………………………………………………………………………………………
Đơn vị chủ quản: ……………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại:……………………………… Số Fax:…………………………………………………………..
E-mail:…………………………………. Web-site:…………………………………………………………..
Người quản lý hồ sơ: …………………………………………………………………………………………
Đơn vị lập hồ sơ: Trung tâm Bảo vệ sức khỏe lao động – môi trường
Địa chỉ:
Ngày lập hồ sơ: ………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: Số Fax:
E-mail:…………………………………. Web-site:…………………………………………………………..
Người lập hồ sơ: ………………………………………………………………………………………………..
Năm: 20…
PHẦN I
TÌNH HÌNH CHUNG
- Tên cơ sở lao động: ………………………………………………………………………………………
– Cơ quan quản lý: …………………………………………………………………………………………….
– Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………
– Sản phẩm ngành sản xuất (Các sản phẩm chính):…………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
– Năm thành lập: ………………………………………………………………………………………………..
– Tổng số người lao động: ………………………………………………………………………………….
– Số lao động trực tiếp sản xuất: ………………………………………………………………………..
– Số lao động tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, độc hại: ……………………………………….
- Quy mô (Sản lượng sản phẩm):
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
- Tóm tắt quy trình công nghệ:
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
- Vệ sinh môi trường xung quanh:
– Khoảng cách gần nhất từ các nguồn thải đến khu dân cư: ……………………………….
– Khoảng cách gần nhất từ các nguồn thải đến nguồn nước sinh hoạt
của nhân dân:…………………………………………………………………………………………………..
– Hệ thống cấp thoát nước tại cơ sở lao động:…………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
– Cốt đất cao so với mức lũ lịch sử ……………………………………………………………… mét
– Vành đai cây xanh: ………………………………………………………………………………………..
– Số lượng nguyên liệu, nhiên liệu, năng lượng sử dụng trong 01 năm:
+ Nguyên liệu: ………………………………………………………………………………………………..
+ Nhiên liệu: …………………………………………………………………………………………………..
+ Năng lượng: …………………………………………………………………………………………………
– Số lượng, chủng loại các chất thải công nghiệp/sản xuất (lỏng, rắn, khí, bụi, vi
sinh) trong 24 giờ:
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
– Các công trình thiết bị xử lý chất thải công nghiệp/sản xuất:
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
– Các công trình khác:
+ Công trình vệ sinh (Bình quân 1 hố xí/số NLĐ/1 ca): ………………………………….
+ Nhà tắm (Bình quân 1 vòi tắm/số NLĐ/1 ca) : …………………………………….
+ Nhà nghỉ giữa ca: không [ ] có [ ] Số chỗ:……………………………………..
+ Nhà ăn: không [ ] có [ ] Số chỗ:………………………………………
- Vệ sinh môi trường lao động
– Các yếu tố có hại có thể phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ sở lao động
(nguồn gây ô nhiễm; các khu vực ảnh hưởng)
………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….
– Các giải pháp hiện có xử lý yếu tố nguy hại trong môi trường lao động:
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
- Tổ chức y tế:
– Tổ chức phòng y tế: Có * Không * Hợp đồng: ………………………………..
– Giường bệnh: Có * Không * Số lượng :…………………………….
– Tổng số cán bộ y tế: ……… trong đó: Bác sĩ:…………Y sĩ:………..
Y tá: ……….. Khác:…………
– Cơ sở làm việc của Y tế (mô tả; địa chỉ nếu là đơn vị hợp đồng y tế): ………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….
– Cơ số thuốc, phương tiện và dụng cụ phục vụ sơ cấp cứu tại chỗ: ………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….
– Phương án tổ chức cấp cứu tại chỗ: ………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….
- Thống kê máy, thiết bị và các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ:
…………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………..
PHẦN II
VỆ SINH LAO ĐỘNG CÁC PHÂN XƯỞNG, KHU VỰC LÀM VIỆC
(Mỗi phân xưởng, khu vực 1 trang)
- Tên phân xưởng, khu vực làm việc: ……………………………………………………………….
- Quy mô và nhiệm vụ: …………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….
- Thay đổi, cải tạo, mở rộng: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
- Môi trường lao động và số lao động tiếp xúc với các yếu tố độc hại:
| Yếu tố độc hại | Tổng số
mẫu |
Số mẫu
vượt TC VSLĐ |
Số người
tiếp xúc |
Trong đó
số nữ |
Ghi chú |
| Vi khí hậu: +Nhiệt độ | |||||
| + Độ ẩm | |||||
| + Tốc độ gió | |||||
| Yếu tố bụi
– Bụi trọng lượng. – Bụi hô hấp. |
|||||
| Ồn | |||||
| Rung | |||||
| Ánh sáng | |||||
| Nặng nhọc nguy hiểm,
căng thẳng thần kinh |
|||||
| Các yếu tố hoá học
|
|||||
| Các yếu tố vi sinh
|
|||||
| Các yếu tố khác |
PHẦN III
THỐNG KÊ CÁC THIẾT BỊ BẢO ĐẢM VỆ SINH
MÔI TRƯỜNG LAO ĐỘNG
(mỗi phân xưởng, khu vực 1 trang)
| Năm | Phương pháp | Chủng loại và thiết bị vệ sinh môi
trường lao động |
Hiệu quả hoạt
động |
| Thông gió | ………………………………………
……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… |
|
| Chiếu sáng | ………………………………………
……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… |
|
| Chống ồn, rung | ………………………………………
……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… |
|
| Chống bụi | ………………………………………
……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… |
|
| Chống hơi khí độc | ………………………………………
……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… |
|
| Chống tác nhân vi
sinh vật |
………………………………………
……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… |
|
| Khác | ………………………………………
……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… |
………………
……………… ……………… ……………… |
PHẦN IV
ĐĂNG KÝ KIỂM TRA MÔI TRƯỜNG LAO ĐỘNG ĐỊNH KỲ
Đăng ký kiểm tra lần thứ: ……………..
– Ngày, tháng, năm kiểm tra: ……………………………………………………………………………..
– Các phân xưởng, khu vực làm việc đã được đăng ký: ………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………..
– Các yếu tố đã được kiểm tra: …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………
– Các phân xưởng, khu vực làm việc chưa được kiểm tra: ………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………..
Giám đốc cơ sở lao động Cơ quan kiểm tra
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
TẢI NGAY: MẪU HỒ SƠ AN TOÀN LAO ĐỘNG
Hướng dẫn lập hồ sơ an toàn lao động chi tiết
Việc xây dựng hồ sơ an toàn lao động cần được thực hiện đầy đủ, có hệ thống và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Dựa trên các tiêu chí nội dung bắt buộc dưới đây, doanh nghiệp có thể tham khảo và triển khai hồ sơ một cách bài bản, đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm tra, thanh tra.
Căn cứ pháp lý khi lập hồ sơ an toàn lao động
Người thực hiện lập hồ sơ an toàn lao động bắt buộc phải dựa trên các văn bản pháp luật sau:
- Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13
- Thông tư số 19/2024/TT-BYT – Quy định chi tiết về quản lý vệ sinh lao động, sức khỏe người lao động và bệnh nghề nghiệp
Toàn bộ nội dung, quy trình và biểu mẫu trong hồ sơ an toàn lao động đều phải phù hợp với các yêu cầu được quy định tại hai văn bản pháp lý trên. Vì vậy, trước khi tiến hành lập hồ sơ, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ luật và thông tư liên quan để tránh sai sót và đảm bảo thực hiện đúng quy định.
Đối tượng có trách nhiệm lập hồ sơ an toàn lao động
Tất cả các đơn vị, doanh nghiệp có sử dụng lao động đều có nghĩa vụ lập hồ sơ an toàn lao động. Quy định này không phân biệt loại hình doanh nghiệp hay quy mô hoạt động; chỉ cần đơn vị đi vào vận hành thì việc lập hồ sơ an toàn lao động là yêu cầu bắt buộc.
Theo Thông tư 19/2024/TT-BYT:
- Hồ sơ, báo cáo được lập theo từng quý
- Trước ngày 20 của tháng cuối mỗi quý, doanh nghiệp phải gửi báo cáo công tác y tế lao động theo Phụ lục số 8 về trung tâm y tế
- Trước ngày 25/6 và 25/12 hằng năm, trung tâm y tế tuyến huyện sẽ tổng hợp báo cáo từ các đơn vị để gửi lên tuyến trên theo đúng quy định
Các thành phần bắt buộc trong hồ sơ an toàn lao động
Để hồ sơ an toàn lao động được đánh giá là đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu cơ bản sau:
- Chuẩn bị 02 bộ hồ sơ an toàn lao động
- Hồ sơ, báo cáo kết quả khám sức khỏe định kỳ cho người lao động
- Phiếu kết quả đo, đánh giá các yếu tố môi trường lao động
- Giấy tờ kiểm định máy móc, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện thực hiện quan trắc môi trường lao động
Quy trình thực hiện lập hồ sơ an toàn lao động
Quá trình lập hồ sơ an toàn lao động thường được triển khai theo các bước cơ bản sau:
- Khảo sát thực tế điều kiện làm việc và môi trường lao động tại doanh nghiệp
- Tiến hành lấy mẫu môi trường lao động tại các khu vực sản xuất (không khí, khí thải, vi khí hậu…)
- Đánh giá hiện trạng môi trường lao động trong và xung quanh khu vực làm việc
- Lập danh sách các máy móc, thiết bị thuộc diện phải kiểm định
- Thống kê người lao động đã tham gia khám sức khỏe định kỳ
- Tổng hợp số liệu và xây dựng báo cáo hồ sơ an toàn lao động hoàn chỉnh
- Gửi hồ sơ về trung tâm y tế theo phân cấp quản lý
Mặc dù quy trình trên được trình bày ngắn gọn, nhưng khi triển khai thực tế đòi hỏi sự cẩn trọng, hiểu rõ quy định pháp luật và nắm vững nội dung của Luật An toàn, vệ sinh lao động cùng Thông tư 19/2024/TT-BYT để đảm bảo hồ sơ đúng – đủ – hợp lệ.
Quy định về hồ sơ an toàn lao động
Các quy định về hồ sơ an toàn lao động hiện nay được ban hành rõ ràng trong hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước.
Các quy định về hồ sơ an toàn lao động hiện nay
- Doanh nghiệp phải lập và quản lý hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động trong suốt quá trình hoạt động nhằm theo dõi điều kiện lao động, yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại và các biện pháp phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.
- Hồ sơ an toàn lao động phải phản ánh đầy đủ thông tin về môi trường lao động và việc kiểm soát các yếu tố nguy hiểm tại nơi làm việc, làm cơ sở cho công tác quản lý và thanh tra. Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13; Nghị định 39/2016/NĐ-CP.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ quan trắc môi trường lao động, lưu giữ kết quả đo và đánh giá các yếu tố môi trường theo đúng quy trình và biểu mẫu quy định. Căn cứ: Thông tư 19/2024/TT-BYT của Bộ Y tế.
- Doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp và quản lý hồ sơ sức khỏe người lao động trong suốt thời gian làm việc. Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13; Thông tư 19/2024/TT-BYT.
- Hồ sơ an toàn lao động phải bao gồm tài liệu kiểm định kỹ thuật an toàn đối với máy móc, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động trước và trong quá trình sử dụng. Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13; các nghị định hướng dẫn thi hành Luật ATVSLĐ.
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và gửi báo cáo định kỳ về công tác an toàn, vệ sinh lao động theo quý và theo năm cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, đúng biểu mẫu và thời hạn. Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13; Thông tư 19/2024/TT-BYT.
- Các hồ sơ an toàn lao động phải được lưu trữ, cập nhật thường xuyên và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra. Căn cứ: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.
- Trường hợp không lập, lập không đầy đủ hoặc không lưu giữ hồ sơ an toàn lao động theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo mức phạt do pháp luật quy định. Căn cứ: Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hiệu quả công tác an toàn, vệ sinh lao động, An Toàn Nhân Viên cung cấp dịch vụ huấn luyện an toàn lao động theo đúng nhóm đối tượng và dịch vụ quan trắc môi trường lao động trọn gói, thực hiện theo Luật An toàn, vệ sinh lao động và các thông tư, nghị định hiện hành. Với đội ngũ chuyên môn và quy trình bài bản, An Toàn Nhân Viên giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo đúng quy định và nâng cao hiệu quả quản lý an toàn trong thực tế. Liên hệ An Toàn Nhân Viên ngay hôm nay để nhận ưu đãi!
Câu hỏi thường gặp
Vì sao cần lập hồ sơ an toàn lao động?
Hồ sơ an toàn lao động là căn cứ pháp lý chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm về an toàn, vệ sinh lao động theo Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13. Việc lập hồ sơ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và là tài liệu bắt buộc khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra.
Hồ sơ an toàn lao động gồm những gì?
Hồ sơ an toàn lao động bao gồm các tài liệu liên quan đến pháp lý doanh nghiệp, người lao động, công tác huấn luyện an toàn, quan trắc môi trường lao động, khám sức khỏe định kỳ, kiểm định máy móc thiết bị và báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động. Thành phần hồ sơ cụ thể được hướng dẫn tại Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13 và Thông tư 19/2024/TT-BYT.
Doanh nghiệp nào phải lập hồ sơ an toàn lao động?
Tất cả các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, kinh doanh có sử dụng lao động đều có trách nhiệm lập hồ sơ an toàn lao động, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Quy định này được áp dụng chung theo Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.
Hồ sơ an toàn lao động có bắt buộc phải cập nhật định kỳ không?
Có. Hồ sơ an toàn lao động phải được cập nhật thường xuyên theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, đặc biệt là các nội dung như khám sức khỏe định kỳ, quan trắc môi trường lao động và báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động theo quý, theo năm. Nội dung này được quy định cụ thể tại Thông tư 19/2024/TT-BYT.
Hồ sơ an toàn lao động lưu trữ trong bao lâu?
Pháp luật hiện hành yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ an toàn lao động trong suốt quá trình hoạt động để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra. Đối với các hồ sơ liên quan đến sức khỏe người lao động và bệnh nghề nghiệp, doanh nghiệp cần lưu giữ lâu dài theo hướng dẫn tại Luật An toàn, vệ sinh lao động và các thông tư liên quan.
Thêm bình luận